Fiscaal is en blijf de bestelauto van de zaak een aandachtspunt. Wanneer binnen uw onderneming werknemers gebruikmaken van dergelijke vervoermiddelen zult u moeten stilstaan bij een mogelijk bijtelling voor het privégebruik hiervan. Er zijn gelukkig tal van manieren om een dergelijke bijtelling te voorkomen. Maar om te beginnen aandacht voor een recente uitspraak waaruit blijkt dat het van belang is goed te registreren welke werknemer gebruikmaakt van welke bestelauto van de zaak.
Indien uw werknemers hun bestelauto mee naar huis nemen, dan is de kans groot dat deze auto ook privé wordt gebruikt. Een bijtelling hiervoor ligt dan in het verschiet. Zonder bijtelling en zonder registratie van welke bedrijfsauto met welke werknemer meegaat komt de fiscale schade voor uw rekening. Dit blijkt uit een recente rechtszaak voor Rechtbank Den Haag. In deze zaak gaat het om een aannemingsbedrijf dat is gespecialiseerd in het aanleggen van kabel- en leidingsystemen. De werknemers van dit bedrijf gebruiken hiervoor bestelauto’s die op naam van de onderneming staan.
Parkeerbonnen
Aan het eind van de werkdag worden deze bestelauto’s mee naar huis genomen door de werknemers. Tijdens een boekenonderzoek komt dan ook de vraag aan de orde of hiervoor geen bijtelling in aanmerking moet worden genomen. Worden deze voertuigen ’s avonds en in het weekend niet voor privéritten gebruikt? De fiscus heeft een vermoeden van wel. In de administratie zijn namelijk parkeerbonnen op kenteken van de auto’s aangetroffen op locaties en tijdstippen die niet aansluiten bij de werkzaamheden van de onderneming. Met andere woorden, er is een concreet vermoeden dat er ook privé met de bestelauto’s is gereden.
Niet ongeschikt
Het is aan de onderneming dan wel de berijders om aan te tonen dat dit niet het geval is. Dit zou kunnen met een sluitende kilometeradministratie. Deze is echter nooit bijgehouden. De administratie die de eigenaar van de onderneming voor deze rechtszaak in elkaar heeft gezet (geflanst) is onvoldoende. Er is ook geen schriftelijk verbod op privégebruik afgesproken tussen de werkgever en de werknemers. Laat staan dat dit is gecontroleerd. Als laatste verdedigingslinie stelt de onderneming dat de bestelauto’s ongeschikt zijn voor het vervoer van personen. De grondwerkzaamheden die door het bedrijf worden uitgeoefende zorgen voor vieze auto’s. Dit standpunt wordt echter onvoldoende onderbouwd (met bijvoorbeeld foto’s van het interieur van de auto’s).
Correcties
De rechtbank stelt daarom de fiscus in het gelijk. Voor de bestelauto’s is ten onrechte geen bijtelling in aanmerking genomen. Ook moet er een btw-correctie voor het privégebruik plaatsvinden. Deze correcties worden beiden opgelegd aan de werkgever. De reden hiervoor is dat er niet geregistreerd is welke werknemer welke bestelauto mee naar huis neemt. Hierdoor kan de naheffing niet per werknemer worden gespecificeerd en komt deze voor rekening van de werkgever. Dit betekent concreet dat over de niet in aanmerking genomen bijtellingen door de onderneming loonbelasting dient te worden afgedragen tegen het gebruteerde tabeltarief. Dit betekent een heffing tussen 57,8 procent en 107,2 procent!
Verhaalbare naheffingsaanslagen
Het verhalen van deze naheffingen op de werknemers is niet mogelijk omdat er geen speciale verhaalbare naheffingsaanslagen zijn opgelegd. Dergelijke aanslagen legt de fiscus alleen (op verzoek) op wanneer het aan de werknemer te wijten is dat er geen bijtelling is verwerkt. Bijvoorbeeld wanneer blijkt dat hij zijn kilometeradministratie niet zoals afgesproken heeft bijgehouden. Zonder een verhaalbare naheffingsaanslag is het arbeidsrechtelijk erg lastig om de nageheven belasting te verhalen op uw werknemer. Hierbij is ook een registratie van welke auto’s door welke werknemers worden gebruikt dus essentieel. Leg dit vast in uw administratie zodat u niet geconfronteerd wordt met gebruteerde naheffingsaanslagen.
Bijtelling beter voorkomen
Deze uitspraak maakt duidelijk wat het belang is van een goede registratie van het gebruik van de bestelauto’s. Voordat wordt geconcludeerd tot een correctie voor een bijtelling privégebruik auto van de zaak zijn er natuurlijk ook andere maatregelen die u kunt nemen om dit te voorkomen. Allereerst kan uw werknemer middels een sluitende kilometeradministratie aantonen dat hij de bestelauto voor minder dan 500 kilometer per jaar privé heeft gebruikt. Ook een zogenaamde ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ kan uitkomst bieden. Deze is praktisch alleen toepasbaar wanneer de bestelauto geheel niet privé wordt gebruikt. Verder kunt u als werkgever een verbod instellen op het privégebruik van de bestelauto. En ten slotte zijn sommige bestelauto’s dermate vies of bijzonder ingericht dat zij ongeschikt zijn voor het vervoer van personen. Dat gegeven zorgt er ook voor dat een bijtelling achterwege kan blijven.
Vereenvoudigde rittenadministratie
Hoe voorkomt u succesvol dat u en uw werknemers een bijtelling voor de bestelauto van de zaak krijgt? Allereerst de sluitende kilometeradministratie. Dit bewijsmiddel is in de praktijk niet erg populair vanwege de administratieve last die dit meebrengt voor de berijder. De berijder moet van iedere rit in detail te noteren wat het begin- en eindadres was, de afstand en soms zelfs de genomen route. Ondanks dat vaak met goede moed wordt begonnen aan een dergelijke administratie blijkt dit in de praktijk lastig vol te houden. Als de werknemer door de aard van de werkzaamheden (vaak) veel ritten op een dag heeft met de bestelauto van de zaak, kan het bijhouden van een rittenregistratie een grote (administratieve en financiële) last zijn voor de werkgever en de werknemer. In dit geval mag de werknemer wel om praktische redenen het bewijs voor het aantal gereden privékilometers leveren met een combinatie van:
Daarbij geldt wel als voorwaarde dat de werkgever schriftelijk met de werknemer heeft afgesproken dat:
- De werknemer een vereenvoudigde rittenregistratie bijhoudt;
- Privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan;
- De werkgever de zakelijke adressen in zijn administratie heeft.
Verklaring
Indien uw werknemer privé geen gebruik (mag) maken van de bestelauto van de zaak is het praktischer om te werken met de zogenaamde Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto. Op voorwaarde dat privé niet met de bestelauto wordt gereden is dit voldoende om een bijtelling achterwege te laten. Maar bedenk wel dat wanneer de fiscus kan aantonen dat de bestelauto op enig moment wel privé is gebruikt (bijvoorbeeld wordt geflitst tijdens kerst of gefotografeerd bij een pretpark) het aan uw werknemer is om met een kilometeradministratie aan te tonen dat dit privégebruik de magische grens van 500 kilometer niet overschrijdt.
Verbieden
Daarmee bent u dan weer terug bij af. Veel ondernemingen maken dan ook liever gebruik van een schriftelijk verbod op privégebruik van de bestelauto van de zaak. Dit kan effectief zijn, maar dan moet dit verbod wel op een correcte manier worden geïmplementeerd. Hoe pakt u dit aan? U moet als werkgever duidelijke afspraken maken met uw werknemer over dit verbod en de nakoming hiervan goed controleren. Uiteraard moeten de werknemers de bestelauto´s ook daadwerkelijk niet privé gebruiken. Door het instellen van een verbod waarop een sanctie staat en welke bovendien goed wordt gecontroleerd wordt het voor uw werknemer onmogelijk om de auto privé te gebruiken. Om dit te waarborgen moet de werkgever aan de volgende voorwaarden voldoen:
- U legt uw verbod vast in een schriftelijke afspraak en bewaart deze bij uw loonadministratie;
- U ziet toe op de naleving van uw verbod; Bij controle door de Belastingdienst moet u uw toezicht aannemelijk kunnen maken. Daarom moet u uw waarnemingen vastleggen en bewaren bij uw loonadministratie. U kunt toezicht op de naleving van het verbod houden door bijvoorbeeld:
- De kilometerstanden te vergelijken met de meldingen van het aantal gereden kilometers die u met de leasemaatschappij(en) bent overeengekomen;
- De kilometerstanden te vergelijken met de hoeveelheid gebruikte brandstof;
- Gegevens te controleren over verkeersboetes, schademeldingen of tanken buiten werktijd.
Bij overtreding van het verbod legt u een sanctie op, bijvoorbeeld:
- Een geldboete die in verhouding is met de loonheffingen over het privégebruik;
- Verhaal op uw werknemer van de nageheven loonheffingen;
- Ontslag (bijvoorbeeld bij herhaaldelijke problemen).
Voorbeeldafspraak
De Belastingdienst heeft in overleg met VNO-NCW en EVO een voorbeeldafspraak gemaakt voor het verbod op privégebruik. Wanneer u deze voorbeeldafspraak gebruikt dan bent u er zeker van dat deze aan alle fiscale vereisten voldoet. U kunt er ook voor kiezen een eigen specifieke afspraak tussen u en uw werknemers vast te leggen. Houdt er dan wel rekening mee dat het raadzaam is deze specifieke afspraak voor te leggen aan de fiscus. Die beoordeelt dan of uw afspraak voldoet aan alle fiscale vereisten.
Geschiktheid
Ten slotte is het mogelijk dat de binnen uw onderneming gebruikte bestelauto’s uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt zijn voor het vervoer van goederen. Hun ongeschiktheid voor het vervoer van personen zorgt ervoor dat een bijtelling niet op zijn plaats is. Wanneer is hiervan nu sprake? Denk hierbij aan een bestelauto zonder passagiersstoel of die enorm vies is waardoor het niet mogelijk is om ook privé hiervan gebruik te maken. Voorheen was de fiscus van mening dat de aanwezigheid van een passagiersstoel voldoende was om een bijtelling toe te kunnen passen. De laatste jaren is zij echter in diverse rechtszaken hierbij in het ongelijk gesteld. De aard van de werkzaamheden, er moeten bijvoorbeeld twee personen meerijden voor het lossen en laden van goederen, kan de aanwezigheid van een passagiersstoel noodzakelijk maken. Daarmee is de bestelauto niet direct geschikt voor personenvervoer.
De beoordeling wordt vaak opgeknipt in een kwalificatie voor de laadruimte en voor de bestuurderscabine. Wat betreft de laadruimte is het duidelijk dat wanneer deze voorzien is van vaste stellingen, rekken, bakken en dergelijke deze uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is voor het vervoer van goederen, materialen en gereedschappen. De bestuurderscabine van een bestelauto wordt vervolgens afzonderlijk beoordeeld. Het voornaamste argument om een bijtelling hiervoor achterwege te laten is de mate van vervuiling van de bestuurderscabine. Bij bouwvakkers, monteurs en dergelijke werknemers kan het aantonen hiervan haalbaar zijn. Dit is mogelijk door foto’s van de bestuurderscabine te maken op verschillende momenten. Het is wel zaak dit goed te onderbouwen. Ook is het mogelijk aan te tonen dat de bestuurderscabine wordt gebruikt voor het vervoer van goederen of hieraan dienstbaar is. Ten slotte kan ook de omvang en verschijningsvorm van de auto voldoende zijn om deze ongeschikt te maken voor het vervoer van personen. Denk hierbij aan een zeer lange bestelauto die niet op een normale parkeerplaats past.
NB Wilt u zeker weten dat de binnen uw onderneming gebruikte bestelauto naar aard en inrichting ongeschikt is voor privégebruik en dat hiervoor als gevolg hiervan geen bijtelling in aanmerking hoeft te worden genomen? Stem dit dan vooraf af met de fiscus. De uitspraken hierover zijn zo feitelijk van aard dat hier moeilijk zekerheid voor een specifieke situatie aan kunnen worden ontleend.
Bron: CM