Hoeveel voertuigen kunnen worden weergegeven?

Het aantal voertuigen is bijkans ongelimiteerd. Om bij 100 en meer voertuigen toch voldoende overzicht te houden kunt u uw wagenpark indelen in groepen. Verschillende autorisatieniveaus maken dat u per gebruiker bepaalt wie toegang heeft tot welke groepen. Tot op het niveau waarbij een gebruiker, achter een persoonlijke inlog, alleen zijn of haar ‘eigen’ auto kan zien. 

 

Wat zijn de regels voor correcte rittenregistratie?

De rittenregistratie moet volgens de belastingdienst het volgende vermelden: 

  • het merk van de auto
  • het type van de auto
  • het kenteken van de auto
  • de periode waarin de auto ter beschikking stond{loadposition FAQ}

Voor elke rit moet u vermelden:

  • de datum
  • de begin- en eindstand van de kilometerteller
  • het adres van vertrek en het aankomstadres. Als u vanaf uw werkadres naar een afspraak rijdt en daarna weer terug, schrijft u de aankomst- en vertrekadressen op van zowel de heen- als de terugreis
  • de route die u heeft gereden, als u niet de meest gebruikelijke route heeft genomen
  • of het een privérit is of een zakelijke rit

De juistheid van een kilometeradministratie kan worden gecontroleerd aan de hand van bijvoorbeeld kantooragenda’s, orderbriefjes, garagenota’s en elektronische routeplanners. Het is raadzaam om de rittenregistratie en deze informatie te bewaren, omdat de Belastingdienst hierom kan vragen.

Voor een goede rittenregistratie kunnen ook Black-Box-systemen worden gebruikt. Dit zijn geautomatiseerde registratiesystemen die de rittenregistratie ondersteunen. Ze leggen nauwkeurig de met de auto verreden kilometers vast. Vaak is in de schriftelijke rapportage die op deze vastleggingen is gebaseerd elke afzonderlijke rit terug te vinden. In dat opzicht kan de Black-Box een bijdrage leveren aan het inperken van de administratieve inspanningen, omdat automatisch een veelheid van ritgegevens wordt vastgelegd.

De bestuurder geeft zelf aan of het in dit geval om een zakelijke of privérit gaat. Net als bij een handmatig bijgehouden rittenadministratie zal daarom een relatie tussen de rapportage en andere bescheiden (agenda’s en dergelijke) nodig blijven.

Het samenstel van rapportage en onderliggende bescheiden vormt de (controleerbare) rittenregistratie die als bewijs van het feitelijke gebruik dient.

Bron: Belastingdienst.

Hoe werkt chauffeursregistratie?

Chauffeursregistratie kan op meerdere niveaus plaatsvinden. U kunt de naam van de chauffeur/berijder:

1) handmatig op de rittenlijsten invoegen,

2) eenmalig handmatig invoeren in de applicatie of,

3) automatische chauffeurherkenning middels een ID-chip, in de vorm van een sleutelhanger, in combinatie met een, in het voertuig gemonteerde, chiplezer. Het systeem registreert volautomatisch bij elke rit de juiste chauffeur of berijder. Chauffeursidentificatie is ook mogelijk met, binnen uw bedijf reeds in gebruik zijnde personeelsindentificatie systemen. Vraag onze verkoopafdeling naar de mogelijkheden