Correctie bijtelling privégebruik auto van de zaak

Na de vakantieperiode is het niet ondenkbaar dat werknemers meer gebruik hebben gemaakt van hun auto van de zaak dan initieel gedacht. Dit roept de vraag op wat u als werkgever hiermee moet. Dient u een correctie in uw loonadministratie door te voeren? Alleen voor de toekomst of ook voor het verleden? En wat wanneer uw werknemer u niet op de hoogte stelt van zijn extra privégebruik, maar u dit wel kunt afleiden uit zijn verhalen? Kunt u dit naast u neerleggen of is fiscale actie dan wel verstandig?

De coronacrisis deed veel Nederlanders hun vakantie in eigen land doorbrengen. Hierdoor is er wellicht meer gereisd met de auto van de werkgever dan in andere jaren, toen werknemers een zonvakantie per vliegtuig boekten.

Vol in de prijzen

Allereerst moet u zich realiseren dat deze extra privékilometers ertoe kunnen leiden dat er over het hele jaar een bijtelling is verschuldigd voor de auto van de zaak. Het feit dat deze overschrijding slechts in twee weken wordt gerealiseerd doet hier niets aan af. Als de grens van maximaal 500 privékilometer is overschreden is een bijtelling onvermijdelijk geworden. De berijder valt zodoende vol in de prijzen! Dit geldt ook wanneer een berijder twee verschillende leaseauto’s in één jaar gebruikt. Wanneer hij met één van deze auto’s te veel privé rijdt, dan dient er voor beide leaseauto’s tijdens de gehele gebruiksduur dat jaar een bijtelling in aanmerking te worden genomen.

Verklaring

Dan de verdere uitwerking van onze vakantiecasus. Wanneer de berijder van de leaseauto een zogenaamde ‘Verklaring géén privégebruik auto’ heeft aangevraagd dan moet deze zo spoedig mogelijk worden ingetrokken. Dit dient de werknemer zelf te doen via de site van de Belastingdienst. Vervolgens dient u als werkgever vanaf het moment van intrekking een bijtelling in aanmerking te nemen voor de auto van de zaak. Deze bijtelling gaat dan over de komende maanden en niet over de reeds verstreken maanden. Hiervoor krijgt de werknemer zelf de fiscale rekening. De werkgever ontvangt van de fiscus ook bericht dat de verklaring door de werknemer is ingetrokken.

Naheffing

Voor de reeds verstreken maanden hoeft u als werkgever niets te doen. De Belastingdienst stuurt de werknemer hiervoor namelijk een naheffingsaanslag met daarin een rekening voor de loonbelasting, premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage ZVW. Bovendien kan er belastingrente in rekening worden gebracht.

Let op! Wanneer u als werkgever wist of behoorde te weten dat uw werknemer zijn auto van de zaak ook privé gebruikt, maar toch geen bijtelling in aanmerking is genomen vanwege de aanwezigheid van een verklaring, dan kan de fiscus ook bij u aankloppen. Sterker nog, de kans is groot dat hij dit zal doen omdat u als werkgever inhoudingsplichtig bent voor de loonbelasting. U bent in dat geval wettelijk verplicht om correctieberichten in te dienen over de reeds verstreken maanden van het kalenderjaar.

Let op! Wanneer de intrekking van de verklaring (te) lang op zich liet wachten of niet is aangevraagd, dan kan de berijder ook nog worden geconfronteerd met een boete die kan oplopen tot maar liefst 5.514 euro. Het is dan in het belang van de werknemer dat hij tijdig de overschrijding kenbaar maakt bij de fiscus. Als werkgever kunt u hem hierop wijzen wanneer u weet of vermoedt dat er meer dan 500 kilometer per jaar privé worden gereden met de auto van de zaak.

Verkeerd verwerkt

Buiten de mogelijkheid dat een vakantie leidt tot meer privékilometers is het ook denkbaar dat de bijtelling simpelweg verkeerd is verwerkt in de loonadministratie. Bijvoorbeeld omdat de cataloguswaarde van de auto van de zaak nog niet is aangepast bij het wisselen van de auto. Wat zijn de consequenties als de bijtelling niet of incorrect is toegepast? Bij wie ligt de verantwoordelijkheid en het risico bij het privégebruik en fouten in de bijtelling?

Verantwoordelijk voor loonaangifte

Bij een fout in de bijtelling wegens privégebruik van de (bestel)auto van de zaak klopt de Belastingdienst meestal bij de werkgever aan. Deze is namelijk als inhoudingsplichtige eindverantwoordelijk voor de juiste (loon)aangifte. Alleen als de naheffing een verwijtbare fout is van de werknemer, zal de Belastingdienst privé bij hem aankloppen. De Belastingdienst legt uw organisatie een naheffingsaanslag loonheffingen op, als u:

  • heeft verzuimd om de bijtelling wegens privégebruik op te tellen bij het loon;
  • een fout heeft gemaakt in de verloning van de bijtelling over het betreffende tijdvak;
  • de verkeerde cataloguswaarde voor de auto hanteert;
  • het verkeerde bijtellingspercentage toepast;
  • de eigen bijdrage voor het privégebruik foutief heeft verrekend.

Voor rekening werknemer

Het is natuurlijk niet altijd uw schuld dat een bijtelling niet of verkeerd wordt verwerkt in de loonadministratie. Als de naheffing voor rekening van de werknemer komt, draait hij op voor alle nog verschuldigde loonheffingen. In de naheffing zitten ook de bijdrage ZVW en de premies werknemersverzekeringen die normaal gesproken voor rekening van uw onderneming komen.

De naheffing (inclusief boete) komt voor rekening van uw werknemer als:

  • hij de auto van de zaak voor 500 kilometer of meer binnen een jaar gebruikt, terwijl hij beschikt over een ‘Verklaring geen privégebruik auto’;
  •  hij de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ intrekt in de loop van het jaar, omdat hij de 500-kilometergrens overschrijdt.

Deze uitzondering is dus van toepassing op onze vakantiecasus waarin een verklaring is aangevraagd. Daardoor komt de correctie via een naheffingsaanslag bij de werknemer terecht en hoeft u alleen voor de toekomstige maanden te corrigeren.

Hoe voert u correctie door?

Bij onjuistheden of onvolledigheden in de loonaangifte is het zaak om de fout op eigen initiatief zo snel mogelijk te corrigeren of de ontbrekende informatie aan te vullen. Bijvoorbeeld omdat u ontdekt dat de rittenregistratie onvolledig is of ontbreekt van een werknemer bij wie u de bijtelling achterwege laat.

De aanpak hangt af van het tijdstip van de correctie:

  • De aangiftetermijn van het betreffende tijdvak is nog niet verstreken: u doet opnieuw aangifte of stuurt een aanvullende loonaangifte in. Geen boete.
  • Correctie bij de eerstvolgende of daaropvolgende aangifte: verrekening van de correctie en reguliere aangifte. In principe geen boete.
  • Na het verstrijken van de laatste aangiftetermijn van het betreffende kalenderjaar: u dient een losse correctie in. Er volgt een naheffingsaanslag en eventueel een boete.

Belastingrente

U kunt ook geconfronteerd worden met belastingrente. Als uw correctie betekent dat u nog een bedrag moet betalen over een vorig jaar, betaalt u belastingrente over dat bedrag. De Belastingdienst berekent de belastingrente over de periode vanaf 1 januari van het jaar na het jaar waarop de correctie betrekking heeft, tot en met de datum waarop u de naheffingsaanslag uiterlijk betaald moet hebben. Dit laatste betreft de datum van de naheffingsaanslag plus 14 kalenderdagen. De belastingrente is gekoppeld aan het wettelijk rentepercentage voor niet-handelstransacties. Daarbij geldt een minimum van 4 procent. U bent geen belastingrente verschuldigd als u op eigen initiatief of na een correctieverzoek een correctie over een jaar verzendt vóór 1 april van het daaropvolgende jaar.

Verhalen?

U kunt de naheffingsaanslag die de Belastingdienst aan u oplegt niet zomaar verhalen op uw werknemer. Dit kan alleen als u om een zogenoemde verhaalbare naheffingsaanslag verzoekt. Bovendien moet de autoregeling waarin de rechten en plichten ten aanzien van de auto van de zaak tussen u en de werknemer staan vermeld hier ook op worden nagekeken. Vaak staat hierin een bepaling die vermeldt dat u het recht heeft een dergelijke naheffing op de werknemer te verhalen. Hiermee kunt u de naheffing verhalen op uw werknemer, bijvoorbeeld omdat u onterecht de bijtelling wegens privégebruik van de auto van de zaak achterwege heeft gelaten. De werknemer is namelijk bij de bijtelling wegens privégebruik van de auto van de zaak de uiteindelijke belastingplichtige, waarbij u alleen maar een doorgeefluik bent voor de verschuldigde inhouding.

Beoordeling door inspecteur

De arbeidsrechtelijke mogelijkheid om de te weinig geheven belasting op de werknemer te verhalen is lastig als u niet verzoekt om een verhaalbare naheffingsaanslag. Alleen bij duidelijk verwijtbaar gedrag maakt u een kans bij de rechter. De inspecteur beoordeelt of het aan uw organisatie te wijten is dat u te weinig loonheffingen heeft afgedragen of dat het de schuld is van de werknemer. Bijvoorbeeld omdat hij relevante informatie heeft achtergehouden of geen sluitende kilometeradministratie heeft bijgehouden.

Beschikking

De inspecteur zal een verhaalbare naheffingsaanslag opleggen als er geen praktische bezwaren zijn tegen het verhalen van de naheffing op uw werknemer. Stemt de inspecteur in met uw verzoek, dan ontvangt u een beschikking waarin staat dat de Belastingdienst de eindheffing niet toepast. De naheffing moet u dan voor de betreffende werknemer verwerken. Als u het verhaalbare deel van de naheffing niet verhaalt op de werknemer, moet u het voordeel als loon bij de werknemer in rekening brengen of als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte verwerken.

Boetes

Ten slotte nog aandacht voor het risico op een boete dat u loopt als werkgever. U kunt worden geconfronteerd met een verzuimboete of een vergrijpboete. Dit is afhankelijk van de vraag of het aan uw opzet of grove schuld te wijten is dat er te weinig belasting is ingehouden. De Belastingdienst maakt een onderscheid tussen de volgende verzuimen:

  • betaalverzuim vanwege een foute of onvolledige aangifte;
  • aangifteverzuim vanwege een foute of onvolledige aangifte;
  • correctieverzuim

Betaalverzuim vanwege een foute of onvolledige aangifte

Als uw correctie betekent dat u een bedrag moet bijbetalen, betaalt u de loonheffingen te laat. Als u de correcties verzendt en er is geen sprake van een vergrijpboete, krijgt u geen boete als:

  • het totale bedrag van de correcties op jaarbasis 20.000 euro of minder is;
  • het totale bedrag dat u nog moet betalen, meer dan 20.000 euro is, maar minder dan 10 procent van het bedrag dat u eerder hebt betaald over de aangiften die u nu corrigeert;
  • In alle andere gevallen krijgt u een boete van 5 procent van het totale bedrag. De boete is maximaal 5.278 euro.

Grove schuld

In plaats van een betaalverzuimboete kunt u een vergrijpboete krijgen. Voorwaarde is dat er sprake is van grove schuld of (voorwaardelijke) opzet. De Belastingdienst moet schriftelijk aangeven waarom sprake is van grove schuld of (voorwaardelijke) opzet. Bijvoorbeeld omdat u voor geen enkele werknemer een bijtelling in aanmerking neemt terwijl evident is dat dit wel noodzakelijk is. U kunt hierop reageren voordat de boete definitief wordt vastgesteld. De hoogte van de boete bedraagt dan 25 of 50 procent van het gecorrigeerde bedrag.

Aangifteverzuim

Als u aangifte hebt gedaan en deze aangifte corrigeert, was de eerdere aangifte fout of onvolledig. U kunt daarvoor dan een aangifteverzuimboete krijgen. De Belastingdienst is terughoudend met het vaststellen van deze aangifteverzuimboetes. Voor deze aangifteverzuimboetes geldt het volgende:
– corrigeert u een aangifte op eigen initiatief, dan krijgt u geen aangifteverzuimboete;
– corrigeert u een aangifte omdat de fiscus u daartoe verplicht heeft, dan kunt u een aangifteverzuimboete van 65 euro krijgen. Doet u keer op keer fout of onvolledig aangifte, dan kan de verzuimboete worden verhoogd, met een maximum van 1.319 euro.

Correctieverzuim

Als u een correctie niet, te laat, fout of onvolledig verzendt, is er sprake van een correctieverzuim. De eerste keer zal de Belastingdienst niet in actie komen, maar als u bijvoorbeeld keer op keer de correcties niet, te laat, fout of onvolledig verzendt, kan de boete oplopen tot maximaal 1.319 euro.

Bron: CM